מפעיל – מחויבים לחיסכון בהוצאות תפעול הציוד הדיגיטאלי במשרד
ההתפתחות הטכנולוגית המזורזת בשנים האחרונות מאלצת את כל העסקים "להמציא את עצמם מחדש" אם הם רוצים לשרוד ולשגשג. תחומי פעילות מסורתיים אמורים לפנות את מקומם לחדשים ומודלים עסקיים צריכים להסתגל למציאות דינאמית ומאתגרת יותר. לא כולם מצליחים בכך, אבל מי שמגלה בעצמו את יכולת ההתחדשות, יכול למנף את הניסיון והמוניטין להשגת עמדה מרכזית ואפילו דומיננטית בתחום פעילותו. תהליך כזה התרחש בתחום "הניהול להפקת מסמכים". עד כמעט סוף שנות ה-90' התמקדו הצרכנים במכונות משרד בסיסיות, כמו מכונת צילום, פקסים, וכדומה, כבבסיס החשיבה פוזרו מכונות בכל פינה ולכל קצה של צורך. בזמנים אלה, בהם אנו מוצפים במידע יותר מתמיד, הפקת, שמירת – אחסון, אחזור וארכוב מידע ומסמכים גבה מחירים גבוהים והפך להיות מרכיב עלות שאינו בטל עוד בשישים בדוחות החברות. מחשוב המשרדים והקישוריות שבין תחנות העבודה השונות ברחבי המשרדים אפשרו לחברות הפעילות בענף לסגל חוקי משחק ובעיקר שיטות פעילות ומכירה חדשות. אלו שהצליחו במבחן והן בודדות, שינו את ליבת העסקים שלהן ומרכז הכובד ממכירה של מכונות לאספקה של פתרונות בתבנית של "הכול במקום אחד" (ONE STOP SHOP).
"השינוי העיקרי במפעיל הוא, שאנו שמים דגש על מתן פתרונות ושירות", אומר רז דרבי. יש לנו מח פתרונות הכוללת אנשי מקצוע מהשורה הראשונה בתחום ניהול תהליכי ההדפסה והצילום של הארגון. המחלקה מתמחה במיפוי, אפיון, ניתוח בקרת תהליכי הפקת מסמכים (workflow) בסביבת המשרד המודרני. הליכי המיפוי והאפיון מתבצעים באתר הלקוח תוך ראיה כוללת הלוקחת בחשבון את הצרכים האמיתיים של הלקוח ומולם מגוון הפתרונות הכולל חומרה ותוכנה שאנו בחברת מפעיל מעמידים לטובת הלקוח. T.O.S – Total Office Solution, הוסיף ואמר.
"מאז שמפעיל מוכרת "פתרונות" ולא רק "ברזלים", אנו מוצאים את עצמנו גבוה יותר בשרשרת המזון. יותר ויותר לקוחות מבקשים אותנו לספק שירותי "מיקור חוץ" (Outsourcing) לכל תהליך הפקת וניהול המסמכים, לחייב אותם לפי צריכה (On Demand) וכך הפכנו למערכת המטפלת בלקוח ONE STOP SHOP. הלקוחות רוצים להפקיד את הנושא בידיים מקצועיות ולהימנע מהצורך לתחזק ולשדרג את המערכת בכוחות עצמם. הם מבינים את היתרונות של מומחיות וריכוז ידע, וברור להם שחברת שירות מתמחה, כמו מפעיל, מסוגלת להשיג רמת יעילות וזמינות גבוהה יותר. הם גם מעדיפים ספק שעובד עם מספר יצרנים ולכן הוא מסוגל לבנות פתרון איכותי ללא המגבלות של מותג יחיד. מצד שני, הם רוצים ליהנות משלוות הנפש שנגרמת על ידי מערך שירות ארצי. הם באים למפעיל משום שאנו שמנו את הלקוח במרכז, לא את המכונות".
מפעיל מכסה, תחת מטרייה אחת וכוללת את כל המערך ופותחת במיפוי צורכי העסק. גמר תהליך ניתוח ומיפוי צרכים יאפשר תובנות באשר להיקף הציוד הנדרש, סוג הציוד הנדרש, מיקומם הגיאוגרפי הנכון ביותר ברחבי המשרד ובנוסף יאפשר להנהלה:
שליטה ובקרה – קבלת דוחות לכל פרמטר ונקודות בקרה בתהליך לגיבוש דרכי פעולה בהתאם.
ניהול – יצירת מערכת חוקים והרשאות המתאימה לארגון וגם דרך לעקוף אותם
ייעול – תהליכי עבודה (workflow)
חסכון – משמעותי בהוצאות התפעול המשרדי ובעלויות הפקת מסמכים
כאן לא הסתיימו חובותיה של מפעיל והיא אחראית על תפעולו התקין ובכל רגע של כל המכלול השלם של הציוד כולל סיוע במערכת הרשתית, אספקת מתכלים (לא כולל נייר), תחזוקה שוטפת של המכלולים המכאניים ועמידה בזמנים מוכתבים וברורים מראש, של טכנאי בבית הלקוח לכל תקלה, העמדת מכונה חלופית במקרי השבתה.
המערכת מאפשרת חסכון של למעלה מ- 30% בעלויות התפעול ומגלמת החזר השקעה מהיר ביותר. בנוסף לכל האמור לעיל, מאפשרת המערכת חסכון ע"י הקטנת צריכת חומרים מתכלים ובזבוז נייר, צמצום ומניעת אי שימוש בחומר מודפס/מצולם שלא נאסף ומאפשרת ניצול מרבי של מערך המדפסות/ MFP