ראיון עם רז דרבי מנכ"ל חברת מפעיל " האם יש עוד באמת חדשנות בעולם הפקת מסמכים בעולם של היום?

שאלה: TOTAL OFFICE SOLUTION היא הגדרה ישנה יחסית. מה יש למפעיל לחדש כאן?

תשובה: TOS כמונח, מצוי אכן בשימושים רבים זה זמן. אולם מעולם לא נעשה בו שימוש להגדרה של תפיסה ניהולית כוללת, מדובר במערכת שנותנת תשובה כוללת לצורכי המשרד הדיגיטאלי, תוך מתן דגש להיבטים טכנולוגיים וארגוניים. תפקידה של המערכת שפותחה על ידי חברת מפעיל, לייעל את תהליכי עבודת ניהול ההדפסות והמסמכים בארגון, כמו גם את התחומים המשיקים והקשורים בה, אם במישרין או בעקיפין (תשתיות IT, תקשורת חיצונית ותקשורת פנים, תהליכי עבודה כו)

שאלה: ובכל זאת , התובנות כאן מעט ערטילאיות ולא לגמרי ברורות . אתה יכול לפרוט את משמעות ההגדרה לפרוטות?

תשובה: בהיבט של ניהול מסמכים, מטרת המערכת, להפוך מידע קיים ומסמכים בתצורות שונות (פקסים, חשבוניות, מיילים, שרטוטים, תמונות) לזמינים, ונגישים ובכך לצמצם את זמן החיפוש ולייצר אפשרויות מתקדמות לתיוק מיון ואחזור המסמכים. בנוסף, מציעה המערכת דרכים רבות ומתקדמות למקסם את אפשרויות ההדפסה תוך שליטה מרכזית, בקרה על התוצאות והתוצרים ובעיקר חיסכון משמעותי בזמן ועלויות. (מדובר במרכזי הדפסה עם בקרים שבאמצעותם מתאפשרת הדפסה מאובטחת ומבוקרת בארגון)

שאלה: הגדרת כאן מספר מונחים שמתבקש לכמת אותם למספרים?

תשובה: אכן, אנחנו מסוגלים היום ולאחר מיפוי מצב קיים מחד ומיפוי צרכים עתידיים מאידך להצהיר כי עיקרי התועלות והיתרונות של תוכנית ה- TOS הינם:

חסכון משמעותי של למעלה 30% בעלויות הצילום וההדפסה בארגון

יצירת כלים ושיטות מתקדמות לניהול מסמכים והדפסות על פי הגדרות וצרכי החברה לכל רוחב הארגון

התאמת והטמעת צרכים ופתרונות מודולאריים –ישום בשלבים (כולל תשתיות IT, תקשורת חיצונית ותקשורת פנימית)

המערכת תומכת ומשתלבת במערכות הקיימות בארגון

פתרונות מימון גמישים ונוחים ללקוח (מימון חוץ בנקאי)

שאלה: איזה כלים עומדים לרשותכם ומה היתרון של מפעיל על פני ספקים אחרים בתחום?

תשובה: מפעיל היא נציגה רשמית של ריקו בישראל מזה 25 שנה, כיבואנית ומפיצה רשמית של ריקו ושל טושיבה יש לנו מגוון רחב של מוצרים להציע ללקוחות שמאפשרים לנו גמישות מרבית במגוון הפתרונות המוצעים. הטכנאים שלנו מקצוענים ומתמחים במוצרי ריקו. שנית, מפעיל מציעה תהליך שיפור מתמיד בהתאם למוכנות וצרכי הארגון. ייחודה של תכנית ה TOS שפיתחה "מפעיל", הוא בסינרגיה מקצועית רב תחומית, (טכנולוגית וארגונית), הבאה לידי ביטוי הן בתוכנות מתקדמות ומודולאריות לתחום הסריקה וההדפסה, הן באמצעות ארגון ושיטות והן בסל שירותים ומוצרים נרחב בתחומי התקשורת ותשתיות החומרה והתוכנה, כל זאת בליווי צוות מקצועי המאפיין ומגדיר יחד עם הלקוח את צרכיו, מתאים את הפתרונות, ומטמיע את תהליכי העבודה תוך כדי ניהול שוטף של השינוי עד לתפקוד ארגוני מקצועי מלא ולשביעות רצונו של הלקוח.

שאלה: האם לאחר גמר ניתוח מצב והגדרת צרכים עתידיים, חייבת החברה להיכנס מיידית למכלול השלם של המערכת?

תשובה: ממש לא הכרחי , ישנם 3 שלבים עיקריים המנחים את הדרך

שלב א

מיפוי, אופטימיזציה וקונסולידציה

לחיסכון מיידי בחשמל ובמרחב תפעול

לחסכון בהוצאות תפעול

להתייעלות ושיפור השרות למשתמש

שלב ב

ניהול ובקרת הדפסה / צילום/ פקס/ סריקה

לחיסכון בהיקפי עבודה (צילומים והדפסות) כתוצאה מבקרה וחוקי (Rules) עבודה חדשים

שלב ג

ניהול ובקרת מסמכים,

אבטחת מידע, ארכיון וסריקה ברשת.

ניהול ובקרת תהליכים-WorkFlow ופתרונות משלימים שונים .

שאלה: מה תרצה לומר לסיכום?

תשובה:

לאחר כל השינויים שעברו על תחום הפקת המסמכים במשרד השנים האחרונות, ניתן לומר בוודאות כי למרות כל המאמצים שנעשו כדי לחסוך ולשמור על כמות הדפסות סבירה, בכל הארגונים והמשרדים אותם בדקנו, איש לא היה מסוגל להעריך נכונה מהי העלות האמיתית תחת ההגדרה של "ההוצאה הכוללת על ההדפסה".

מפעיל מסוגלת לבצע ניתוחים כאלו ולייעל מערכות גדולות כקטנות בהיקפי חיסכון משמעותיים.